Verhaltenskodex des Wirtschaftlichen Verbandes der Stadt und des Landkreises Rosenheim e.V.

Der „Wirtschaftliche Verband der Stadt und des Landkreises Rosenheim e.V. – Verein zur Förderung wirtschaftlicher, sozialer, kultureller, gesellschaftlicher und infrastruktureller Belange der Stadt und des Landkreises Rosenheim“ („Wirtschaftlicher Verband“) bezweckt die unabhängige Wahrung und Förderung der auf wirtschaftlichem, sozialem, kulturellem, gesellschaftlichem oder infrastrukturellem Gebiet gelegenen Allgemeininteressen der Stadt und des Landkreises Rosenheim.

Gemäß seiner Satzung ist der Wirtschaftliche Verband bestrebt, diese Aufgabe durch eine Zusammenarbeit mit allen daran interessierten Bevölkerungskreisen, einschließlich aller Organisationen des Sozial-, Kultur- und Wirtschaftslebens der Stadt und des Landkreises Rosenheim zu erfüllen. Dazu gehört auch die Durchführung von Veranstaltungen, die geeignet sind, diesen Zweck zu unterstützen. Eine Betätigung auf parteipolitischem Gebiet ist dem Wirtschaftlichen Verband satzungsgemäß untersagt.

Mitglieder des Wirtschaftlichen Verbands können, unabhängig davon, ob sie zugleich Mitglied des Vorstands sind, auf der Grundlage entgeltlicher Werk-, Dienst- oder Geschäftsbesorgungsverträge für den Verein tätig sein. Für den Fall des Abschlusses solcher Verträge mit einem Mitglied, das zugleich Vorstand ist, sieht die Satzung vor, dass der Vertragsschluss dem Gesamtvorstand vorher anzuzeigen und durch Mehrheitsbeschluss aller Stimmen des Gesamtvorstandes zu bewilligen ist. Das betroffene Vorstandsmitglied ist von der Beratung und der Beschlussfassung ausgeschlossen.

In Ergänzung hierzu gibt dieser Verhaltenskodex eine Orientierung dafür, wie die Zwecke des wirtschaftlichen Verbands durch seine Funktionsträger (Vorstandsmitglieder, Generalsyndikus, Referenten, Vereinsprüfer), in Gremien (Beirat, Fachausschüsse) tätige Personen und seine Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Grundsätze gesetzlichen, verantwortungsbewussten und integren Verhaltens und der gemeinsamen Zwecksetzung bei der praktischen Tätigkeit für den Wirtschaftlichen Verband umzusetzen sind.

2.1. Grundsätze

Der Ruf und die Akzeptanz des Wirtschaftlichen Verbandes als unabhängigem und vertrauenswürdigem Wahrer und Förderer auf wirtschaftlichem, sozialem, kulturellem, gesellschaftlichem oder infrastrukturellem Gebiet gelegener Allgemeininteressen lebt von der Glaubwürdigkeit. Das Vertrauen seiner Mitglieder und der interessierten Bevölkerungskreise, einschließlich der Organisationen des Sozial-, Kultur- und Wirtschaftslebens der Stadt und des Landkreises Rosenheim, hängt entscheidend vom Verhalten jedes einzelnen Funktionsträgers, Gremienmitglieds und Mitarbeiters des Wirtschaftlichen Verbands ab.

Grundlage dieses Vertrauens ist die stete Achtung von Recht und Gesetz sowie aller verbandsinterner Regeln (Compliance). Im Umgang miteinander sowie mit Dritten gilt darüber hinaus das Gebot von Fairness, Integrität, Verantwortungsbewusstsein und Transparenz. Es wird keinerlei Diskriminierung geduldet.

2.2. Interessenkonflikte

Die in den Gremien des Wirtschaftlichen Verbands tätigen Mitglieder und dessen Mitarbeiter richten Entscheidungen und Handlungen im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Wirtschaftlichen Verband ausschließlich an dessen Interesse aus. Sie dürfen weder ihre Position im Wirtschaftlichen Verband, noch dessen Vermögen für ihren persönlichen Nutzen oder den nahestehender Personen einsetzen. Bereits der Eindruck, dass Entscheidungen und Handlungen durch eigene oder die Interessen Dritter unsachgemäß beeinflusst werden, kann dem Ansehen des Wirtschaftlichen Verbands Schaden zufügen.

Zur Vermeidung von Interessenkonflikten ist v.a. bei geschäftlichen Beziehungen des Wirtschaftlichen Verbands mit Verwandten, Lebenspartnern oder engen Freunden von in Gremien tätigen Mitgliedern und von Mitarbeitern auf größtmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu achten. In Gremien tätige Mitglieder und Mitarbeiter sollen nicht mit Aufgaben betraut werden, die ihrem Inhalt nach (auch) der Kontrolle der Tätigkeit einer ihnen nahestehenden Personen dienen. Verträge des Wirtschaftlichen Verbands mit Personen oder Unternehmen, die in den Gremien tätigen Mitgliedern oder Mitarbeitern nahestehen, sollen dem Gesamtvorstand vorher angezeigt werden.

2.3. Vertraulichkeit und Datenschutz

Über vertrauliche Informationen des Wirtschaftlichen Verbands ist Verschwiegenheit zu wahren. Sie dürfen ausschließlich für die Zwecke des Wirtschaftlichen Verbandes genutzt und nicht an Dritte weitergegeben werden. Dritte in diesem Zusammenhang sind auch nahestehende Personen oder Mitglieder des Wirtschaftlichen Verbandes, die von dem betreffenden Vorgang nicht wegen einer Tätigkeit für den Wirtschaftlichen Verband oder ihrer Mitgliedschaft in diesem Kenntnis haben müssen.

Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt auch nach der Beendigung der Tätigkeit für den Wirtschaftlichen Verband. Persönliche Vorteilnahme für sich oder andere durch den Einsatz verbandsinterner Informationen ist nicht zulässig.

Alle für den Wirtschaftlichen Verband Tätige sind verpflichtet, zur aktiven Sicherung vertraulicher Informationen und Daten gegen Zugriffe durch Dritte beizutragen. Dies betrifft sowohl Daten der Mitglieder, Geschäftspartner und sonstiger Dritter als auch sensible Daten, die den wirtschaftliche Verband betreffen. Die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erfolgt stets unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

3.1. Fairer und lauterer Wettbewerb

Es wird ein offener und fairer Umgang mit Dienstleistern und sonstigen Geschäftspartnern gepflegt. Deren Auswahl erfolgt sachgerecht, nachvollziehbar und dokumentiert. Verträge werden eingehalten, wobei Veränderungen der Rahmenbedingungen berücksichtigt werden können. Die Unabhängigkeit des Wirtschaftlichen Verbands ist zu wahren.

Der Wirtschaftliche Verband verpflichtet sich insbesondere zur Einhaltung der geltenden Gesetze zur Regelung des Wettbewerbs und der gewerberechtlichen Bestimmungen in Bezug auf Messen und Märkte. Bei Zulassungsentscheidungen müssen die Auswahlkriterien und das Auswahlverfahren transparent, diskriminierungsfrei und nachvollziehbar sein.

3.2. Entgegennahme und Anbieten von Vorteilen

Bestechung und Korruption sind verboten und werden vom Wirtschaftlichen Verband nicht geduldet. Der Ruf, die Akzeptanz und die Tätigkeit des Wirtschaftlichen Verbands als vertrauenswürdige Institution dürfen nicht gefährdet werden.

Amtsträgern (z.B. Beamten oder Mitarbeitern im öffentlichen Dienst) dürfen in Bezug auf ihr Amt bzw. ihre Tätigkeit persönliche Vorteile (insbesondere geldwerter Art, auch schon die Gewährung von Bagatellvorteilen über einen längeren Zeitraum) nicht angeboten, versprochen oder gewährt werden.

Auch im Geschäftsverkehr dürfen geldwerte persönliche Vorteile als Gegenleistung für eine Bevorzugung weder angeboten, versprochen, gewährt noch gebilligt werden. Ebenso dürfen persönliche Vorteile von Wert weder gefordert noch angenommen werden.

3.3. Geschenke und Einladungen

Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen, die mit der Absicht gewährt werden, eine Geschäftsbeziehung des Wirtschaftlichen Verbands in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder bei denen die Gefahr besteht, die Unabhängigkeit einer Seite zu gefährden, dürfen weder angeboten, versprochen, gefordert, gewährt oder angenommen werden.

Dies ist grundsätzlich nicht der Fall bei Geschenken von symbolischem Wert und Essens- bzw. Veranstaltungseinladungen (einschließlich Überlassung von Getränke- und Essensmarken sowie Ehrenkarten), die sich im Rahmen sozialüblicher Gastfreundschaft, Sitte und Höflichkeit bewegen und einen Bezug zur Tätigkeit des Wirtschaftlichen Verbands haben. Amtsträger dürfen ohne Erlaubnis ihrer Vorgesetzten allerdings allenfalls Bagatellvorteile (geringwertige Geschenke oder sonstige Vorteile, z.B. Werbegeschenke, Kaffeeeinladung) annehmen.

Bargeldgeschenke und vergleichbare Geschenke (ausgenommen Getränke- und Essensmarken sowie Ehrenkarten), auch an/von nahestehenden Personen/Unternehmen, sind allerdings grundsätzlich verboten. Sonstige Geschenke dürfen im Einzelfall einen marktüblichen Preis von EUR 50 netto bzw. EUR 150 netto im Kalenderjahr nicht übersteigen. Geschenke, die diese Schwellenwerte übersteigen, müssen dem Compliance-Beauftragten gemeldet werden, der dann über die weitere Behandlung entscheidet.

Zuwendungen in zeitlichem oder sachlichem Zusammenhang mit einer bevorstehenden Geschäfts- oder Zulassungsentscheidung, die evtl. durch die Zuwendung beeinflusst werden könnte, sind abzulehnen bzw. haben zu unterbleiben.

3.4. Umgang mit Zuwendungen und Sponsoring

Der Wirtschaftliche Verband verfolgt seinen Vereinszweck, insbesondere die Förderung kultureller und gesellschaftlicher Belange, auch durch Unterstützung in Form von Spenden und Sponsoring.

Spenden und Sponsoring-Maßnahmen, die über einen Betrag in Höhe von EUR 5.000 € im Einzelfall oder im Kalenderjahr hinausgehen, dürfen nur nach einem entsprechenden Beschluss des Vorstands oder eines Ausschusses getätigt werden. Zuwendungen, die diesen Betrag nicht übersteigen, erfolgen seitens des Vorstandsvorsitzendem oder dessen Vertreter unter Berücksichtigung der jeweiligen Richtlinien. (z.B. bewilligter Haushalt für das jeweilige Jahr).

Jede Zuwendung muss in einer Weise transparent verbucht werden, dass Empfänger und Verwendungszweck zweifelsfrei erkennbar sind.

Sponsoring-Maßnahmen erfolgen auf Grundlage vertraglicher Kooperationsabreden.

Spenden, die anstelle von Geschenken anlässlich von Jubiläen/Geburtstagsfeiern o.ä. getätigt werden, dürfen einen Betrag von 300 € nicht übersteigen. Spenden, die diesen Betrag übersteigen, müssen vom Gesamtvorstand mit einfacher Mehrheit genehmigt und protokolliert werden.

Spenden des Wirtschaftlichen Verbandes und sonstige Unterstützungshandlungen für politische Parteien und diesen nahestehenden Organisationen sowie für Kandidaten für Positionen in der Politik oder für Personen, die staatliche Ämter ausüben, sind stets unzulässig.

3.5. Umgang mit Medien und Behörden

Für die Öffentlichkeit bestimmte Erklärungen und sonstige Kommunikation (z.B. gegenüber den Medien, Grußworte, Anzeigen, Internetseiten, soziale Medien) werden nur von Mitgliedern des Vorstands oder von Mitarbeitern bzw. Dienstleistern durchgeführt, die hierfür zuständig bzw. damit vom Vorstand beauftragt worden sind.

Mit Behörden ist offen, konstruktiv und kooperativ umzugehen. Insbesondere die regulatorischen Pflichten gegenüber den zuständigen Behörden sind zu befolgen. Informationen sind grundsätzlich vollständig, korrekt und rechtzeitig zu übermitteln.

4.1. Dokumentation, Buchführung

Alle Geschäftsvorgänge sind angemessen und wahrheitsgetreu zu dokumentieren. Die vollständige und korrekte Erfassung von rechnungslegungsrelevanten und steuerrechtlichen Informationen ist zu gewährleisten und die Aufbewahrungsvorschriften sind zu beachten.

Dokumente über Geschäftsvorgänge müssen die Art des jeweiligen Geschäftsvorfalls, einschließlich der etwa erbrachten Gegenleistung, vollständig und fehlerfrei wiedergeben. Provisionszahlungen dürfen ausschließlich auf Basis schriftlicher Vereinbarung und in keinem Fall als Barzahlung erfolgen.

Dienstleister sollen grundsätzlich mittels schriftlicher Vereinbarung beauftragt werden. Die Vereinbarung von Dienstleitungen darf nicht zu unzulässigen Vorteilen führen. Die Vergütung hat auf einer angemessenen Leistungsbeschreibung zu basieren und wird unbar vorgenommen.

4.2. Verbandseigentum

Das Vermögen des Wirtschaftlichen Verbands und die von diesem bereitgestellten Arbeitsmittel dürfen grundsätzlich nur für die jeweilige Tätigkeit für den Wirtschaftlichen Verband genutzt werden. Sie dürfen nicht zum persönlichen Vorteil oder persönlichen Gebrauch, auch nicht von nahestehenden Person oder eines Dritten, eingesetzt werden. Eine Ausnahme gilt, wenn und soweit persönlicher Gebrauch aufgrund spezieller Richtlinien (z.B. Dienst-Handys und Laptops) ausdrücklich gestattet ist.

Ist fraglich, ob eigene Handlungsweisen oder -optionen den einschlägigen Gesetzen, Richtlinien oder sonstigen Vorgaben entsprechen, ist der Rat des Compliance-Beauftragten zu suchen. Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex werden nicht hingenommen und können Disziplinarmaßnahmen, bis zur Abberufung bzw. Entlassung und ggf. zivilrechtliche Haftung und strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen.

Doch zunächst soll dieser Verhaltenskodex Orientierung für die Tätigkeit für den Wirtschaftlichen Verband geben. Die Weiterentwicklung, Umsetzung und Überprüfung der Einhaltung des Verhaltenskodexes erfolgt regelmäßig unter Federführung des Compliance-Beauftragten.

Der Compliance-Beauftragte wird durch Beschluss des Vorstands bestellt.